Cara Mengirim Email yang Sopan dan Efektif: Mail Etiquette yang Harus Diketahui

Email merupakan salah satu mode komunikasi yang paling populer di era digital sekarang ini. Tidak hanya itu, email juga merupakan salah satu kebutuhan terpenting dalam dunia bisnis dan karier. Namun, bagaimana cara mengirim email yang benar? Ternyata, tidak semua orang tahu teknik dan etika mengirim email dengan baik dan sopan. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan agar email yang dikirim, baik dalam konteks personal maupun bisnis, menjadi lebih efektif dan profesional.

Daftar Isi

Apa itu Mail Etiquette?

Mail etiquette adalah aturan etika yang mengatur cara berkomunikasi melalui email. Aturan ini didasarkan pada norma-norma kesopanan dan kaidah penulisan yang harus diperhatikan dalam setiap email yang dikirimkan. Tujuan dari mail etiquette adalah untuk membangun citra diri dan perusahaan yang profesional, meminimalkan risiko terjadinya kesalahpahaman, dan memaksimalkan potensi respons yang dapat diterima.

Cara membuat email yang benar

Format email yang benar

Untuk membuat email yang benar, terdapat beberapa format dasar yang harus diperhatikan:

Subject line: subjek email harus jelas dan informatif agar penerima dapat memahami isi email Anda dari awal
Opening: awalan email harus sopan dan baku. Anda bisa menggunakan "Dear" atau "Hello" dan nama penerima.
Body: isi email harus diorganisir dengan rapi dan disusun dengan poin-poin yang mudah dipahami. Sebelum mengirim email, pastikan Anda sudah membaca dan memperiksa kembali email yang Anda tulis agar tidak terjadi kesalahan penulisan.

Isi email yang efektif

Selain format email yang benar, isi email yang efektif juga sangat menentukan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Konsisten dengan kaidah bahasa yang benar dan sopan
Hindari penggunaan singkatan atau bahasa informal
Jelaskan tujuan email dengan jelas dan terperinci
Tampilkan perhatian dan penghargaan terhadap penerima
Sertakan tanda tangan elektronik, informasi kontak yang jelas, dan link yang relevan jika diperlukan.

Penggunaan bahasa yang sopan dan baku

Penggunaan bahasa yang sopan dan baku, dalam konteks bahasa Indonesia, sangat penting dalam setiap email yang dikirimkan. Ada beberapa aturan yang harus diperhatikan, antara lain:

Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang
Gunakan tata bahasa yang baik dan benar
Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas
Jangan gunakan huruf kapital secara berlebihan
Gunakan tanda baca yang tepat agar pesan tidak salah tafsir

Menambahkan attachment dan tanda tangan elektronik

Terkadang email perlu dilengkapi dengan file atau dokumen lain yang berkaitan. Namun, pastikan volume file tidak terlalu besar sehingga tidak membebani penerima. Selain itu, penambahan tanda tangan elektronik sangat penting dalam konteks bisnis agar penerima dapat mengenali Anda sebagai pengirim yang sah.

Tips agar email terlihat profesional

Pastikan format email konsisten dan rapi dalam setiap tulisan
Periksa kembali email sebelum mengirimkannya
Konsisten dengan tone atau bahasa yang digunakan
Tambahkan logo atau header perusahaan untuk menambah profesionalisme email

Contoh email yang baik dan buruk

Email yang baik

Subject: Undangan Seminar "Meningkatkan Kreativitas dalam Bisnis"

Dear Bapak/Ibu Direktur Marketing PT. ABCD,

Salam hangat, nama saya Fathia, Manager Marketing PT. XYZ. Saya tertarik untuk memperkenalkan produk baru kami kepada perusahaan Bapak/Ibu.

Kami bermaksud untuk mengadakan sebuah seminar mengenai kreativitas dalam bisnis pada hari Selasa, 21 September 2021. Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini. Terlampir undangan resmi dan detail acara beserta lokasi serta waktu acara tersebut.

Saya sangat berharap untuk bertemu Bapak/Ibu dalam acara tersebut dan akan senang dapat memberikan lebih banyak informasi kepada Bapak/Ibu mengenai produk baru kami.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Harap segera konfirmasi kehadiran di nomor yang tertera pada tanda tangan elektronik saya.

Salam hormat,
Fathia

Email yang buruk

Subject: Dapetin duit banyak dengan cepat!!

Hey kamu, mau duit banyak dan cepat? Nih ada peluang untuk kamu! Kami menawarkan program yang akan memungkinkan kamu untuk bisa menghasilkan banyak uang dalam waktu singkat! Kami tidak mematok syarat yang sulit dan kamu bisa mendapatkan uang dalam jumlah yang fantastis!!

Masuk ke link berikut ini untuk info lebih lanjut : https://linktidakamandelinkberbahaya.xxx

Membalas email dengan sopan

Selain mengirim email dengan benar, cara membalas email juga harus benar dan sopan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membalas email:

Hindari email reply dengan asal dan kurang teliti. Pastikan Anda memahami konteks email sebelum membalasnya.
Jangan reply all jika penerima email tidak relevan atau penting bagi isi pesan.
Jika memforward email, selalu berikan penjelasan singkat tentang alasan mengirim email tersebut.

FAQ

Apa yang dimaksud dengan mail etiquette?

Apa yang perlu dilakukan untuk membuat email yang efektif?

Untuk membuat email yang efektif, pastikan format email dan kaidah bahasa yang baku diikuti dengan penjelasan tujuan email yang jelas dan koncisi.

Apa yang harus dilakukan saat membalas email?

Saat membalas email, pastikan Anda memahami konteks email sebelum membalasnya dan hindari penggunaan email reply yang asal- asalan.

Kenapa mail etiquette penting?

Mail etiquette penting untuk membangun citra diri dan perusahaan yang profesional, meminimalkan risiko terjadinya kesalahpahaman, dan memaksimalkan potensi respons yang dapat diterima.

Kesimpulan

Mengirim email yang sopan dan efektif membutuhkan ketelitian dan pengetahuan mengenai mail etiquette. Dengan mengikuti aturan-aturan dasar dan tips-tips di atas, Anda dapat membuat email yang sopan, efektif, dan menghasilkan respons yang lebih baik. Selamat mencoba!